Koszt certyfikacji ISO w firmie może zależeć od wielu czynników, w tym specyfiki wybranego certyfikatu, niezbędnych do przeprowadzenia etapów certyfikacji, wielkości firmy, liczby zakładów produkcyjnych, jakie muszą zostać skontrolowane i przygotowane pod kątem certyfikacji, czy w końcu złożoności procesów produkcyjnych, które będą poddane kontroli. Cenę ustalają indywidualnie jednostki certyfikacyjne, które konkurując między sobą będą oferowały mniej lub bardziej korzystną dla klienta cenę. Jak przebiega certyfikacja ISO i jak wpływa to na cenę certyfikacji?

Kluczowe etapy certyfikacji ISO

Firma, która zdecydowała się na uzyskanie certyfikatu ISO w zakresie konkretnego systemu zarządzania będzie musiała przejść przez kilka etapów audytów, raportów, wdrażania poprawek i ciągłego doskonalenia się, by ostatecznie uzyskać certyfikat przyznawany na określony czas. Z reguły audyty ISO są ważne przez 3 lata, w trakcie których w firmie będą prowadzone wewnętrzne audyty kontrolne sprawdzające, czy firma przez cały okres spełnia wymagania certyfikatu. Po upływie trzech lat, aby przedłużyć korzystanie z certyfikatu konieczne jest odbycie audytu recertyfikacyjnego.

Pierwszy i najważniejszy etap certyfikacji ISO to audyt wewnętrzny, przeprowadzany przez firmę doradzającą, na przykład Bureau Veritas, w procesie certyfikacji lub samodzielnie przez kierownictwo firmy. To na jego podstawie możemy ocenić, jak dobrze przygotowana jest firma i jak wiele rzeczy należy naprawić jeszcze przed ubieganiem się o certyfikat i oddaniem się w ręce firmy certyfikującej, która po przeprowadzeniu własnego audytu wstępnego wystawi raport błędów i niedociągnięć wymagających poprawy przed uzyskaniem certyfikatu. Firmy mogą odmówić korzystania z audytów wstępnych, choć działanie takie nie jest zalecane – audyt wstępny pozwala często wyeliminować błędy, które zostałyby wykryte na etapie audytu certyfikującego i przekreśliły szanse na uzyskanie certyfikatu.

Właściwy audyt certyfikujący sprawdza zgodność działań firmy z wymaganiami normy ISO, do której firma chce certyfikować. Podczas audytu wykryte zostaną wszystkie niezgodności z normą, wyszczególnione w raporcie końcowym i wymagające od firmy określonych akcji w celu ich usunięcia i naprawy. Pozytywne przejście audytu certyfikacyjnego kończy się uzyskaniem certyfikatu zgodności z normą ISO przyznawanego przez akredytowane jednostki certyfikujące.

Przyjmując certyfikat, firma zobowiązuje się do zachowania standardu wymaganego certyfikatem przez okres jego obowiązywania – spadek jakości, bezpieczeństwa czy innych wartości istotnych z punktu widzenia certyfikatu może skutkować odebraniem go podczas audytu kontrolnego.

Od czego zależy koszt certyfikacji?

Biorąc pod uwagę wszystkie etapy, jakie musi przejść firma starająca się o certyfikat ISO i ogromną różnorodność czynników, jakie mogą wpłynąć na ich przebieg, nie da się jednoznacznie określić kosztów certyfikacji ani nawet ocenić przybliżonej kwoty, jaką przyjdzie zapłacić za uzyskanie certyfikatu. Niektóre z dostępnych opcji, ze względu na mniejszą popularność na rynku, bardziej szczegółowe wymagania normy czy specyfikę branży będą bardziej kosztowne niż certyfikacja nieco prostszych systemów zarządzania.

W większości przypadków certyfikacji ISO, mniejsze organizacje i firmy będą działały w oparciu o mniej złożone procesy i technologie, co automatycznie skończy się krótszym, mniej kosztownym procesem certyfikacji ISO. Im większa firma i im bardziej złożona jej struktura, tym cena wdrożenia będzie wyższa. Należy pamiętać, że jednym z elementów certyfikacji jest szkolenie pracowników do pracy w oparciu o nowe standardy wyznaczone przez normy. Duże firmy będą musiały zatrudnić zewnętrzną firmę do przeprowadzenia takich szkoleń, co automatycznie podwyższy koszt całej certyfikacji.

Szkolenia są najczęściej najbardziej kosztowną częścią całego procesu, ale po wyeliminowaniu błędów w certyfikowanym systemie zarządzania konieczne jest zadbanie o to, że pracownicy są przygotowani do pracy zgodnie z wymogami.

Nie podejmuj decyzji o zdobyciu certyfikatu na podstawie kosztów procesu certyfikacji. Bez względu na branżę, ilość koniecznych do wprowadzenia zmian i koszty certyfikacji, uzyskanie formalnego potwierdzenia zgodności z najwyższymi, międzynarodowymi standardami jest inwestycją wartą rozważenia. Korzyści z wprowadzenia standardów i uzyskania certyfikatu to nie tylko szansa na usystematyzowanie i optymalizację działań firmy, ale i poprawa wizerunku firmy na tle konkurencji, w oczach klientów oraz dla kontrahentów.