Obecne czasy pozwalają przedsiębiorcom rozwijać swoje działalności wraz z duchem czasu. Dotyczy to nie tylko technologii produkcji, zwiększania kwalifikacji swoich pracowników czy kreowania wizerunku na arenie krajowej i międzynarodowej. To także progres związany z procesem fakturowania. Nowoczesne oprogramowania do wystawiania faktur umożliwiają łatwiejsze i bardziej wydajne prowadzenie księgowości firmowej. Kiedy najlepiej rozpocząć swoją przygodę z programami do faktur online? Jak przygotować na to swoich podwładnych oraz jak wybrać odpowiedni program?

Jak wybrać odpowiedni program do faktur online?

Wybór odpowiedniego dla potrzeb danego przedsiębiorcy programu do wystawiania faktur online nie powinien być pochopny. Zaleca się, aby podjęta decyzja nastąpiła po analizie elementów takich jak: wielkość firmy, zapotrzebowanie miesięczne i kwartalne na wystawianie faktur, zabezpieczenia danych i inne indywidualne kryteria.

Program do faktur online powinien być przede wszystkim intuicyjny i łatwy w obsłudze. Konieczne jest także, aby gwarantował bezpieczeństwo danych wrażliwych, które faktury zawierają. Ochrona przed wyciekiem poufnych informacji zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy jest jednym z podstawowych wymogów funkcjonowania programów do fakturowania i ewidencji księgowości.

Równie ważne jest to, aby oprogramowanie było systematycznie aktualizowane pod kątem zmieniających się przepisów prawa podatkowego. Ma to kluczowe znaczenie w kontekście poprawnego i zgodnego ze stanem faktycznym wystawienia klientowi faktury. Dodatkowym atutem dla programu jest zintegrowanie z bazami Głównego Urzędu Statystycznego oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Klienci korzystający z dobrego programu do faktur online mają po zalogowaniu dostęp do swojego panelu z każdego urządzenia na świecie. Znacznie ułatwia to proces prowadzenia działalności, zwłaszcza, gdy nie prowadzi się jej z jednego miejsca. Jest to tym bardziej wygodne dla podróżujących właścicieli biznesów. Dzięki tej opcji, kontrahent może uzyskać błyskawicznie wymagane dokumenty księgowe, nawet jeśli sprzedawca nie znajduje się w siedzibie firmy.

Wybrane oprogramowanie powinno być także zintegrowane z systemami e-commerce oraz CRM danej firmy. Pozwoli to na uniknięcie niepotrzebnych błędów w generowaniu faktur. Warto również sprawdzić, czy dany program ma limity w wystawianiu faktur. Potrzeby małej, kilkuosobowej firmy, wystawiającej miesięcznie ograniczoną liczbę dokumentów różnią się od potrzeb konglomeratu czy dużej spółki. Powinno się też zwrócić uwagę na dostępność szablonów dla faktur sprzedażowych, zaliczkowych, walutowych, korygujących i innych. Analiza dostępnych funkcji umożliwi dokonanie trafnego i efektywnego wyboru.

Proces przygotowania pracowników do korzystania z programu

Właściwe zadbanie o wprowadzenie swoich pracowników do zmiany procesu faktorowania jest niezwykle istotnym punktem. Wcześniejsze poinformowanie o nowych regulacjach oraz dogłębne wprowadzenie w tajniki wystawiania faktur online ułatwi pracę nie tylko podwładnym, ale i przełożonego, który nie będzie borykał się z popełnianymi błędami czy pomyłkami.

Przed rozpoczęciem działań na programie do faktur online, pracownicy powinni zaznajomić się z tym, jak on działa, jakie funkcje i ułatwienia oferuje oraz jak najskuteczniej z niego korzystać. Najlepiej by przyjęło to formę szkolenia czy też kursu, prowadzonego przez osobę, która posiada wiedzę i doświadczenie w przyuczaniu informacji o programach do fakturowania.

Wskazówki, jak ułatwić przejście na nowy program do faktur online

Choć z czasem przyswajane regularnie informacje zapadają w pamięć, to początki bywają niekiedy nieco trudne. Program do faktur online bez wątpienia ułatwia pracę osobom odpowiedzialnym za księgowość i ewidencję w firmie, lecz pamiętać należy, że doświadczenie przychodzi wraz z praktyką.

Aby proces przejścia na nowy program do fakturowania odbył się z jak najmniejszymi komplikacjami, zaleca się korzystać z dostępnego supportu, który służy pomocą na etapie wdrażania się w funkcjonowanie programu. Zespół obsługi klienta danego oprogramowania odpowiada na wszelkie pytania i wątpliwości dotyczące działania systemu.

Niewątpliwym ułatwieniem będzie także testowanie funkcji programu bez rzeczywistego wysyłania klientowi faktury. Zaznajomienie się z polami i wzorami różnych faktur pozwala na dogłębne poznanie możliwości, jakie dany program oferuje.