Większość ludzi nie zdaje sobie sprawy jak ważny jest dział rachunkowości aby biznes prowadzony był bez problemów i opóźnień. To pewnie dlatego, księgowi i pracownicy biur rachunkowych nadzorują wiele funkcji tzw. back-off w biznesie – w przeciwieństwie do sprzedaży, na przykład, która działa skutecznie na linii frontu, wydostając się często pod ogień.

Ludzie zwykle nie wiedzą wiele na temat tzw. zaplecza biznesu, ale na pewno zauważą, jeśli działania te nie zostaną zrobione. W dniu wypłaty, prowadząc biznes, lepiej nie mów jego pracownikom, „Przykro nam, ale dział księgowości pracuje trochę opóźniony w tym miesiącu;g otrzymacie Waszą wypłatę później. ”

Jak sprawować pieczę nad płacami w biznesie?

Płace: Łączne wynagrodzenie uzyskane przez każdego pracownika w każdym okresie rozliczeniowym, które nazywane są wynagrodzeniem brutto lub zarobkiem brutto, należy obliczyć. Na podstawie szczegółowych informacji prywatnych w aktach osobowych oraz zysku, bieżących informacji, właściwe kwoty podatku dochodowego, podatku ubezpieczeń społecznych i innych potrąceń z wynagrodzenia brutto muszą być ustalone korzystnie dla pracowników. Metody, które przekazują różne informacje dla pracowników w każdym okresie wypłaty, muszą być dołączone do kontroli płac. Łączne kwoty potrąconego podatku dochodowego i podatków na ubezpieczenie społeczne, a także podatków nakładanych na pracę, pracodawca musi zostać również wypłacić. Emerytura, urlop, chorobowe i inne świadczenia uzyskane przez pracowników muszą być aktualizowane osobno w każdym następującym okresie rozliczeniowym.W skrócie, funkcja rachunkowości często jest krytykowana i niedoceniana.

Kwoty pieniężne: Wszystkie środki pieniężne otrzymane ze sprzedaży i od wszystkich innych źródeł musi być dokładnie zidentyfikowane i zarejestrowane, nie tylko w rachunku pieniężnym, ale również w odpowiednim koncie na źródła środków pieniężnych otrzymanych. Księgowość zapewnia, że ​​środki pieniężne zdeponowane w odpowiednich kontach dają możliwość sprawdzania działalności i odpowiedniej ilości monet oraz walut, które to przekazywane są na ręce innego departamentu w celu dokonywania zmian dla klientów. Księgowi równoważą książeczki czekowe i kontrolują, kto ma dostęp do przychodzących dokumentów kasowych. (W większych organizacjach, skarbnik może być odpowiedzialny za niektóre z tych funkcji przepływów pieniężnych i kasowych.)

Trzymanie terminów – t0 zadanie dla biura rachunkowego

Płatności gotówkowe (Wypłaty): Oprócz kontroli płac, biznes obejmuje wiele innych kontroli w trakcie roku – płacenie za różnorodne zamówień, płacenie podatki od nieruchomości, zapłata za kredyty oraz wypłata środków dla szefostwa, rzecz jasna.  Księgowość przygotowuje wszystkie te kontrole na podstawie podpisów funkcjonariuszy biznesowych, którzy są upoważnieni do podpisywania faktur lub zleceń. Rachunkowość zachowuje wszystkie dokumenty uzupełniające sprawy biznesowe, a także pliki, aby wiedzieć, kiedy kontrole powinny być przeprowadzane, a to z kolei daje pewność, że kwota do zapłaty jest prawidłowa, po czym przekazuje się kontrolę do podpisu.

Zamówienia i zapasy: rachunkowości konkretnego działu czy departamentu zwykle są odpowiedzialne za śledzenie wszystkich zamówień, które zostały wprowadzone do zapasów (produkty przeznaczone do sprzedaży przez firmy) i wszystkich innych aktywów i usług, które firma kupuje – od wysyłki do wózków widłowych.

Faktury, a działanie księgowości na wysokim poziomie

Typowy biznes sprawia, że ​​wielu zakupów w ciągu roku, jest na kredyt, co oznacza, że ​​produkty zakupione są odbierane, ale opłacone zostają w pełni dopiero później. Więc to obszar odpowiedzialności obejmuje utrzymanie faktur na wszystkie finansowe zobowiązania wynikające z zakupów na kredyt tak, aby płatności gotówką mogły uzyskiwane terminowo. Dlatego tak ważne jest odpowiednie zarządzanie dokumentami w swojej firmie. Odpowiednie oprogramowania do fakturowania online, takie jak Melpe, pozwala na łatwe i nieskomplikowane wystawianie dokumentów sprzedaży. Księgowość prowadzi również szczegółowe zapisy dotyczące wszystkich produktów przeznaczonych do sprzedaży przez firmy oraz, w przypadku gdy produkty są sprzedawane, rejestruje koszt sprzedanych towarów. Rachunkowość nieruchomości: typowa firma posiada bardzo znaczące aktywa długoterminowe, zwane rzeczowymi aktywami trwałymi – w tym meble i urządzenia biurowe, lady wystawowe sprzedaż detaliczną, komputery, maszyny i narzędzia, pojazdy (samochody osobowe oraz ciężarówki), budynki czy rozmaite grunty.

Udało nam się porozmawiać z jednym z polskich notariuszy, który w porozumieniu z działem księgowości, każdego dnia analizuje stosy dokumentów – „Nasze biuro prowadzi analizy prawne w oparciu o sprawdzony system, który dba o to aby każda nowa złotówka mogła zostać prawnie wytłumaczona” – mówi przedstawiciel kancelarii notarialnej w Świdnicy.

Z wyjątkiem pozycji małych kosztów takich jak śrubokręty i temperówki do ołówków, biznes prowadzi szczegółową ewidencję posiadanego majątku, zarówno dla kontroli wykorzystania aktywów oraz ustalania majątku osobistego jak i podatki od nieruchomości. Dział rachunkowości prowadzi te rekordy. Księgowość może mieć przypisane jednakowoż także inne, zdywersyfikowane funkcje, ale lista ta daje dość jasne wyobrażenie o funkcji zaplecza biznesu, o którym była mowa wcześniej. Dosłownie, firma nie może działać, jeśli księgowość nie wykonuje pewnych funkcji sprawnie i na czas. Aby wykonać te funkcje zaplecze oraz wydział rachunkowości muszą zaprojektować dobry system księgowości i upewnić się, że jest to dokładne, kompletne i aktualne.