Można przez wiele miesięcy wspólnie realizować projekty, codziennie uczestniczyć w wideokonferencjach i nadal właściwie się nie znać. W zespołach budowanych zdalnie jeden dobrze zaplanowany dzień spędzony razem potrafi przełamać bariery, których nie udało się usunąć podczas dziesiątek spotkań online.

Znamy awatar, ale nie znamy człowieka

Praca hybrydowa, rekrutacja prowadzona całkowicie online oraz zatrudnianie specjalistów z różnych miast sprawiły, że sytuacja, w której współpracownicy nigdy nie spotkali się osobiście, przestała być wyjątkowa. Nowa osoba może przejść onboarding, dołączyć do projektu i przez pół roku znać kolegów wyłącznie jako niewielkie okienka w komunikatorze.

W codziennej pracy pozornie nie musi to przeszkadzać. Zadania są wykonywane, pliki trafiają na czas, a spotkania mają swoje agendy. Trudniej jednak zbudować spontaniczne relacje, poczucie przynależności czy zwyczajną swobodę w proszeniu o pomoc.

Brak bezpośredniego kontaktu zwiększa też ryzyko błędnej interpretacji krótkich wiadomości. Lakoniczne „popraw proszę” może zostać odebrane jako pretensja, choć nadawca wcale tego nie zamierzał. Gdy ludzie znają się lepiej, łatwiej odczytują intencje i nie przypisują współpracownikom negatywnego nastawienia przy każdej niezręcznie sformułowanej wiadomości.

Integracja to coś więcej niż wspólna kolacja

Spotkanie zespołu przy kolacji również ma wartość, ale integracja nastawiona na budowanie zaufania powinna dawać uczestnikom powód do działania razem. Samo przebywanie w jednym pomieszczeniu nie gwarantuje przecież, że osoba z marketingu porozmawia z programistą, którego zna dotąd wyłącznie z firmowego komunikatora.

Dobrze przygotowana integracja firmowa tworzy sytuacje, w których kontakt pojawia się naturalnie. Uczestnicy wspólnie rozwiązują problem, podejmują decyzje, dzielą role i przekonują się, jak inni zachowują się poza formalnym środowiskiem pracy.

Właśnie wtedy często okazuje się, że osoba milcząca podczas wideokonferencji świetnie organizuje działania grupy, a pracownik kojarzony z bardzo formalnych maili ma ogromne poczucie humoru.

Jakie aktywności sprawdzają się przy pierwszym spotkaniu?

Przy rozproszonym zespole dobrze działają zadania wymagające współpracy w niewielkich grupach. Mogą to być zagadki, scenariusze terenowe, poszukiwanie wskazówek, wyzwania logiczne czy zadania wykonywane pod presją czasu.

Element rywalizacji również może pomóc, pod warunkiem że nie dominuje nad współpracą. Zamiast budować atmosferę bezwzględnej walki o pierwsze miejsce, lepiej tworzyć kilkuosobowe drużyny, w których sukces zależy od zaangażowania osób o różnych umiejętnościach.

Dobrym rozwiązaniem są między innymi gry firmowe organizowane przez Ekspedycja Express. Taki format daje uczestnikom wspólny cel, pozwala szybko przejść od uprzejmych rozmów do rzeczywistego działania i pomaga rozluźnić atmosferę bez wymuszania klasycznych zabaw integracyjnych, które dla części pracowników bywają krępujące.

Jak nie zrobić z integracji kolejnego obowiązku?

Najgorszy początek wydarzenia to komunikat sugerujący, że obecność jest wprawdzie „dobrowolna”, ale wszyscy wiedzą, że kierownik będzie sprawdzał listę. Integracja nie powinna przypominać dodatkowego dnia szkoleniowego.

Warto ograniczyć prezentacje, długie wystąpienia zarządu i oficjalne podsumowania. Jeśli zespół spotyka się na żywo pierwszy raz, największą wartością jest czas przeznaczony na swobodne interakcje i wspólne doświadczenia.

Program nie powinien też być wypełniony od rana do wieczora. Przerwy, wspólny posiłek i chwila bez zorganizowanych atrakcji są potrzebne właśnie po to, aby ludzie mogli porozmawiać bez agendy.

Czy mieszać działy i stanowiska?

Zdecydowanie warto, ale trzeba zrobić to rozsądnie. Jeśli podczas gry wszystkie osoby automatycznie dobiorą się według działów, integracja niewiele zmieni w istniejącej sieci relacji.

Lepiej tworzyć mieszane zespoły obejmujące osoby, które na co dzień współpracują tylko sporadycznie. Jednocześnie obecność menedżerów nie powinna powodować, że pozostali uczestnicy przez cały dzień zachowują służbowy dystans.

Dobry format pozwala na chwilę odłożyć hierarchię organizacyjną. Podczas rozwiązania zagadki czy wykonywania zadania liderem może zostać ktoś, kto na co dzień nie zarządza żadnym zespołem.

Po czym poznać, że integracja zadziałała?

Nie trzeba oczekiwać, że po jednym dniu wszyscy staną się przyjaciółmi. Efekty warto obserwować w codziennej pracy.

Dobrym sygnałem jest większa swoboda podczas spotkań, częstszy bezpośredni kontakt między działami, szybsze wyjaśnianie problemów czy większa gotowość do zadawania pytań. Można również po kilku tygodniach przeprowadzić krótką ankietę i sprawdzić, czy pracownikom łatwiej współpracuje się z osobami poznanymi podczas wydarzenia.

Jeden dzień może być tańszy niż kolejna próba naprawiania komunikacji

Problemy relacyjne mają również wymiar biznesowy. Brak zaufania spowalnia decyzje, utrudnia przepływ wiedzy i może zwiększać frustrację pracowników. Jeśli atmosfera staje się jednym z powodów odejść z firmy, koszt rekrutacji i wdrażania kolejnych osób szybko rośnie.

Dlatego dobrze zaplanowana integracja firmowa nie musi być traktowana jako kosztowna rozrywka. Może być praktyczną inwestycją w zespół, szczególnie gdy ludzie przez wiele miesięcy znali się jedynie z ekranu.

Jeden dzień oczywiście nie rozwiąże głębokich konfliktów organizacyjnych. Może jednak sprawić, że za kolejną wiadomością na komunikatorze pracownik zobaczy już nie tylko nazwisko i zdjęcie profilowe, ale człowieka, z którym kilka tygodni wcześniej wspólnie próbował wygrać grę, rozwiązać zagadkę i doprowadzić swoją drużynę do mety.