Przystępując do przetargu na zamówienie publiczne, zamawiający może zażądać od zgłaszających się wykonawców wniesienia wadium, czyli opłaty, która zabezpiecza jego interesy przed nierzetelnym wykonawcą. Wadium powinno być uiszczone przed przystąpieniem do przetargu, przed wygaśnięciem terminu składania oferty, pod rygorem braku możliwości wzięcia udziału w przetargu. Na jakich zasadach odbywa się wpłata wadium? Kiedy następuje jego zwrot?

Wpłata wadium – najważniejsze zasady

Według nowej ustawy z dnia 11 września 2019 roku, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2021 r. bez względu na wartość zamówienia i tryb przeprowadzania zamówienia, to zamawiający decyduje, czy będzie wymagał od wykonawców wniesienia wadium, czy też nie. Do tej pory, jeśli wartość szacunkowa zamówienia była równa progom unijnym, określonym przez art. 97 ust. 1 w nowej ustawie pzp, lub jeśli je przekraczała, wówczas wniesienie wadium było obowiązkowe.

Nowe dyrektywy określają również precyzyjnie maksymalną wysokość wadium, która nie może przekraczać 3% wartości zamówienia w przypadku zamówień unijnych oraz 1,5% w przypadku zamówień krajowych. 

Zgodnie z prawem, zamówienie w przetargu może zostać rozbite na części, a zamawiający dla każdej z tych części może ustanowić osobną kwotę wadium, z zachowaniem zasady wyjaśnionej powyżej. Wyjątkiem są sytuacje opisane w artykułach 214, 388 i 418. które opisują tryb zamówienia z wolnej ręki, oraz kryteria udzielania zamówień sektorowych i dotyczących obronności i bezpieczeństwa z wolnej ręki, kiedy to wysokość wadium wyznacza podstawowa wartość zamówienia. 

Prawo dopuszcza uiszczenie wadium na kilka sposobów, przy czym wykonawca sam decyduje, z której formy skorzystać. Co więcej, prawo dopuszcza możliwość skorzystania z kilku opcji jednocześnie. Uiszczenie wadium jest zatem możliwe poprzez:

• zapłatę w gotówce,
• poręczenie ubezpieczeniowe lub bankowe,
• poręczenie udzielone przez podmioty, które dokładnie określa art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

Jeśli płacimy ustalone wadium w gotówce, wpłacamy je na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego, na którym ma on obowiązek przechowywać wpłaconą kwotę aż do momentu rozstrzygnięcia przetargu, lub do momentu, w którym zajdzie konieczność jego zwrotu. W przypadku udzielenia poręczenia bankowego lub ubezpieczeniowego wykonawca ma obowiązek dostarczyć zamawiającemu oryginał poręczenia. Do tej pory dopuszczalne było złożenie kopii, obecne prawo jednak wyklucza już taką możliwość. 

Kiedy zamawiający ma obowiązek zwrócić wadium?

Obecne prawo dzieli takie sytuacje na dwie kategorie: sytuacje, w których zwrot wadium odbywa się automatycznie oraz te, kiedy zwrot następuje na wniosek wykonawcy. Wadium jest zwracane automatycznie w następujących przypadkach:

• kiedy dochodzi do zawarcia umowy o zamówienie publiczne,
• gdy wygasa termin związania oferta,
• jeśli postępowanie o udzielenie zamówienia zostało unieważnione, pod warunkiem jednak, że upłynął termin umożliwiający wniesienie odwołania od unieważnienia, a w sytuacji gdy zostało ono wniesione, musi zostać najpierw rozstrzygnięte.

Sytuacje na wniosek wykonawcy:

• unieważnienie postępowania (jak wyżej),
• odrzucenie oferty danego wykonawcy,
• wybranie oferty najkorzystniejszej (nie dotyczy wykonawcy, którego oferta została wybrana),
• jeśli wykonawca wycofał ofertę przed upływem terminu ich składania.

Wykonawcy jednak muszą pamiętać, że jeśli zwrot wadium ma nastąpić na ich wniosek, tracą oni wówczas możliwość korzystania ze środków ochrony prawnej, które przysługiwałyby im w danym przypadku. Jeśli zatem chcemy odzyskać pieniądze i zachować ochronę, wówczas pozostaje utrzymywać wadium i czekać na sytuację, w wyniku której zwrot nastąpi automatycznie.