Delegacje i podróże służbowe kierowców, ze względu na charakter ich pracy, są traktowane nieco inaczej, niż w przypadku podróży służbowych w innych zawodach. Jak funkcjonują delegacje w przypadku kierowców? Jakie diety im przysługują? Jak wyglądają rozliczenia kierowców z diet i delegacji według obowiązujących przepisów?

Jak wygląda delegacja i podróż służbowa kierowcy?

Według definicji delegacją jest wykonywanie obowiązków poza siedzibą biura lub poza obszarem zaznaczonym w umowie. Dopóki kierowca wykonuje obowiązki zawodowe na stałej trasie, w obrębie terenu, który ma określony w umowie, jest to zwyczajne wykonywanie obowiązków zawodowych i nie kwalifikuje się do podróży służbowej. Jeśli jednak wyjazd będzie obejmował teren np. poza miastem, w którym kierowca pracuje, wtedy mówimy już o podróży służbowej. Wówczas kierowcy należy się zwrot poniesionych w trasie kosztów związanych m.in. z paliwem, noclegiem czy też wyżywieniem.

Jak rozliczane są służbowe podróże kierowców?

Jeśli pracodawca nie zapewni kierowcy bezpłatnego wyżywienia lub noclegu, kierowcy należy się dieta w wysokości minimum 30 zł za dobę, przy czym stawka ulega zmianie w zależności od tego, czy podróż odbywa się na terenie Polski, czy też Unii Europejskiej. Jeśli mówimy o podróży za granicę, stawki diet są zgodne z załącznikami dołączonymi do rozporządzenia o wysokości diet kierowców. Można zatem wywnioskować, że jeśli kierowca podróżuje po kilku krajach, to w zależności od tego, w którym z nich się znajduje, może liczyć na inną wysokość diety.

Niestety, prawo daje pracodawcy możliwość ujednolicenia w takiej sytuacji stawki diety dobowej, co ułatwia obliczenie kosztów podróży poniesionych przez pracodawcę, lecz wyliczenia te często są wykonywane na niekorzyść kierowcy. Na szczęście takie rozwiązanie jest możliwe jedynie na podstawie postanowień w umowie o pracę lub aktów wewnątrzzakładowych. W obliczaniu diet przysługujących pracownikom zgodnie z wytycznymi i w innych sprawach księgowo-kadrowych, profesjonalnej pomocy udziela MaWo Group.

Ze względu na specyficzny charakter pracy kierowcy, szczególnie ważne jest to, aby odbywana podróż spełniała wszystkie kryteria podróży służbowej, dlatego że diety wypłacane z tego tytułu nie stanowią podstawy obliczenia składek odprowadzanych do ZUSu. Jeśli zatem wyjazd nie będzie miał znamion podróży służbowej, a kierowca otrzyma z tego tytułu dietę, od której nieodprowadzone zostaną składki, zajdzie konieczność ich wyliczenia.

Czym różni się rozliczanie diety krajowej i zagranicznej?

Dieta krajowa

Jak już była o tym mowa, dieta krajowa za dobę wynosi minimum 30 zł, jeśli jednak stawka będzie wyższa, wówczas nadwyżka jest liczona jako przychód ze stosunku pracy. Na wysokość diety wpływ ma także czas trwania podróży. W przypadku podróży krótszej niż 8 godzin dieta nie przysługuje. Jeśli podróż mieściła się w przedziale czasowym pomiędzy 8 a 12 godzinami, wówczas kierowca otrzyma połowę diety. W przypadku podróży trwającej powyżej 12 godzin pracownikowi należy się całość diety. Dieta nie przysługuje w przypadku podróży do miejsca stałego zamieszkania, ze względu na brak konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów.

Dieta zagraniczna

Zapewnienie bezpłatnego wyżywienia nie pozbawia pracownika do diety, chyba że pracownik otrzymał pieniądze na żywność. Jeśli jednak powierzona kwota jest niższa od należnej wysokości diety, kierowcy należy się wyrównanie. Inaczej też liczy się czas podróży. W przypadku wyjazdu krótszego niż 8 godzin należy się ⅓ diety, jeśli podróż trwała dłużej niż 8, a krócej niż 12 godzin, przysługuje 50% diety, a w przypadku podróży dłuższych niż 12 godzin, dieta należy się w całości.