Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą coraz częściej rezygnują z tradycyjnych form przechowywania dokumentów. Nic w tym dziwnego, gdyż trzymanie sporej ilości dokumentów w domu czy biurze, zajmuje zbyt wiele miejsca. Oprócz tego, że elektroniczne dokumenty firmowe można z powodzeniem przechowywać, zgodnie z obowiązującymi przepisami, to również dostęp do nich jest znacznie łatwiejszy. Wiele firmy decyduje się na prowadzenie księgowości online, a poszczególne faktury i dokumenty przechowuje na dyskach twardych. Wbrew pozorom wcale nie trzeba posiadać fizycznych kopii.

Faktury elektroniczne mają taką samą moc prawną, co tradycyjne dokumenty. Oznacza to, że są ważne w przypadku kontroli organów państwowych, jak i tracą ważność w tym samym terminie. Dlatego prowadząc księgowość małej firmy, warto wiedzieć, co zrobić z elektronicznym fakturami.

Własna firma a przechowywanie dokumentów

Definicja dokumentu elektroniczne nie jest jednoznaczna. Okazuje się, że aby dokument spełniał miano elektronicznego, powinien spełniać określone warunki – zwłaszcza w przypadku faktury online:

• dane na fakturze powinny być zapisane w formie cyfrowej bez wyjątku,
• informacje zawarte na fakturze, a także sam dokument powinien być możliwy do natychmiastowego odtworzenia dla wszystkich stron,
• dokument bezwzględnie musi posiadać wszystkie informacje, jakie powinny znaleźć się na fakturze – dane nabywcy i podatnika VAT, numer faktury, data jej wystawienia, a także wszystkie informacje o produkcie lub usłudze wraz z ceną.

E-faktura w świetle prawa ma takie samo znaczenie, jak faktura tradycyjna. Może być ona dostarczona do klienta za pośrednictwem odrębnej platformy, jak i na przykład za pomocą poczty elektronicznej. Jednakże wydrukowana faktura online zmieni już swoją definicję. Faktura online jest dokumentem generowanym przez prosty program do faktur, zatem stanowi o wiele bardziej atrakcyjniejszą formę rozliczania niż tradycyjny dokumenty papierowy.

Faktura VAT online – koniecznie w wersji papierowej?

Zgodnie z przepisami Ustawy o VAT, podatnik wystawiający fakturę online musi zadbać o jej integralność, a także czytelność. Dlatego też faktura elektroniczna powinna zawierać dokładnie te same informacje o nabywcy, podatniku czy konkretnych pozycjach na fakturze i ich kwocie, aby miała ona moc prawną.

Warto również wiedzieć, że danych na fakturze nie można zmienić i edytować bez wystawienia noty korekcyjnej, a także przekłamywać. Podobnie jak tradycyjna faktura podlega ona kontroli pod kątem integralności oraz autentyczności odpowiednim organom państwowym.

W Ustawie o VAT nie znajdują się żadne szczególne wytyczne, regulujące to, w jaki sposób podatnik ma obowiązek przechowywania wystawionych przez siebie dokumentów. Nie ma określonych reguł świadczących o tym, że faktury elektroniczne powinny być drukowane, z powodzeniem przechowywane w systemie komputerowym czy przenośnym urządzeniu. To, a w jaki sposób podatnik VAT będzie przechowywał faktury elektroniczne, będzie zależało wyłącznie od niego.

Dokumenty online, w tym również faktury elektroniczne, powinny być jednak przechowywane do momentu wygaśnięcia obowiązku podatkowego. W praktyce, osoba wystawiająca fakturę powinna mieć do niej dostęp przez okres pięciu lat na wypadek kontroli.

Dla bezpieczeństwa warto tworzyć jednak kopie zapasowe, aby w razie awarii nie stracić istotnych dokumentów. Coraz więcej osób korzysta jednak z zewnętrznych programów do fakturowania online, co pozwala im na bezproblemowe przechowywanie dokumentów w jednym miejscu, a także nieustanny do nich dostęp.

Czy warto korzystać z programów do faktur?

Korzystanie z programów do wystawiania faktur elektronicznych staje się coraz popularniejsze, a z tego rozwiązania korzysta wielu przedsiębiorców. Prosty program do faktur to ogromne możliwości dla właściciela firmy, który prowadzi księgowość uproszczoną i może samodzielnie wystawiać dokumenty sprzedaży i w taki też sposób ewidencjonować swoją działalność. Dodatkową zaletą programów do fakturowania jest fakt, że dostęp do wystawionych dokumentów mają w każdej chwili, z każdego miejsca na świecie. Dlatego bez problemu wystawią fakturę na prośbę klienta, będą mogli sprawować kontrolę nad tym, czy dotarła ona do odbiorcy, a także czy została opłacona.

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie księgowości online, dzięki czemu przechowywanie dokumentów elektronicznych jest niezwykle bezpieczne.